Tworzenie i obieg umów i zleceń
1. Opis ogólny:
Moduł "Obieg umów" pozwala na tworzenie oraz edycję umów/ zleceń, prowadzenie rejestru, a także tworzenie ścieżek i wynikających z nich zadań akceptacji:
Na liście umowy/ zlecenia widoczne są wszystkie zarejestrowane w firmie umowy/ zlecenia oraz ich status oznaczony kolorem (po lewej stronie):
- Brak koloru - oznacza, że umowa/ zlecenie została przygotowana natomiast nie została jeszcze wysłana do dalszego procesowania
- Żółty - oznacza, że umowa/ zlecenie została przygotowana a następnie wysłana do dalszego procesowania
- Czerwony - oznacza, że umowa/ zlecenie została odrzucona i wróciła na listę do osoby rejestrującej z powodu błędów
- Zielony - oznacza, że umowa/ zlecenie przeszła cały proces akceptacji
Jeżeli umowa/zlecenie nie została wysłana do akceptacji, zadanie nie zostanie utworzone. W takim wypadku umowa/zlecenie nie będzie procesowana.
Za pomocą panelu przycisków, znajdującego się po prawej stronie można wykonać następujące działania:
- Odświeżyć listę
- Dodać nową umowę/zlecenie
- Edytować obecnie istniejące umowy/zlecenia
- Usunąć umowę
- Podejrzeć obraz umowy/zlecenia
- Wydrukować umowę/zlecenie
- Skopiować dane do schowka
- Zobaczyć informacje dot. utworzenia i modyfikacji umowy/zlecenia
2. Tworzenie nowej umowy/zlecenia:
Z panelu przycisków wybieramy opcję "dodaj":
Po kliknięciu "dodaj" wypełniamy zakładkę "ogólne". Wpisujemy kolejno wszystkie informacje. Pola oznaczone czerwoną ramką są obowiązkowe. Niewypełnienie ich uniemożliwi zapisanie oraz dodanie umowy:
Po dodaniu nowej umowy pojawią się kolejne zakładki:
- Ogólne - wprowadzone wcześniej dane umowy
- Treść umowy - podgląd umowy w formie edytowalnej
- Obraz umowy - podgląd skanu umowy ( wykrzyknik, jak na zrzucie powyżej - oznacza to, że skan umowy nie został wczytany do systemu)
- Zabezpieczenia - uzupełnienie zabezpieczeń finansowych
- Zakres umowy - zakres prac wynikających z umowy
- Obraz oferty - podgląd oferty
- Aneksy - podgląd aktualnych aneksów umowy jak i również możliwość dodania nowego aneksu.
- Załączniki - dodatkowe dokumenty do umowy
- Notatki - lista notatek związanych z umową
- Arkusz oferty - dane oferty wyrażone w postaci arkusza kalkulacyjnego
- Akceptacje - podgląd aktualnego statusu umowy (gdzie znajduje się umowa)
- Terminy - lista terminów wynikających z umowy do uzupełnienia
4. Zakres umowy:
Zakres umowy to zakładka pozwalająca na tworzenie oraz edycję elementów związanych z pracami. Po dodaniu nowej umowy w tej zakładce domyślnie wyświetlają się 3 kolumny:
- Kwota umowy
- Harmonogram (Rzeczowo-Finansowy)
- Różnica
Dodajemy zakres prac klikając ikonę "+" z panelu przycisków:
Przykład: Dodany zakres prac "Elewacja budynku":
Aby wyliczyć kwotę umowy dodajemy miarę:
Kod miary: RR (Rozliczenie ryczałtowe) / RK (Rozliczenie kosztorysowe)
Gdy miara zostanie dodana, wypełniamy wiersze wartościami (przedmiar, cena jednostkowa, rozliczenie ryczałtowe/kosztorysowe):
Następnie wypełniamy kolumnę "Harmonogram" poprzez dodanie poszczególnych miesięcy:
Wybieramy opcję "kreator miar miesięcznych":
W ten sposób system doda jednocześnie miary dla 3 miesięcy:
Kwotę umowy rozdzielamy do kolumn poszczególnych miesięcy. W kolumnie "Harmonogram" po odświeżeniu danych automatycznie pojawi się zsumowana kwota z kolumn miesięcznych.
Przykład: Kwota umowy 1500 zł zostaje rozdzielona na 3 miesiące - wrzesień, październik, listopad:
wypadku oznacza to, że popełniliśmy błąd i należy prześledzić wprowadzone wartości w poszczególnych miesiącach:
Przykład: Błędnie wprowadzone wartości (1700 zł łącznie) względem kwoty umowy (1500 zł). W kolumnie "Różnica" pojawi się zatem nadwyżka w wysokości 200 zł. Należy więc skorygować kwotę w kolumnie oznaczonej numerem 1 - z 700 zł do 500 zł:
