Zmiana zasad publikacji nowych wersji systemu KOFIOS

W związku z coraz większą ilością modułów funkcjonalnych, a także szeregiem zmian, które realizujemy poza wersjami u poszczególnych Klientów, od 2023 r. system KOFIOS będzie publikowany w ramach dwóch, dużych nowych wersji systemu w każdym roku.

Pierwsza z nich to 2023.1, druga 2023.2. Wszelkie pośrednie  zmiany będą realizowane w ramach aktualizacji, np. 2023.1.1.0.

Poniższy artykuł opisuje zmiany i nowości systemu w wersji 2023.1, aktualizacja 2023.1.0.6. Wersja oprócz nowości opisanych poniżej, zawiera poprawki wynikające ze zgłoszeń serwisowych za okres od 1 styczeń 2023 do 25 czerwiec 2023.

Bezpieczeństwo

Minimalna wersja systemu Windows

System KOFIOS w wersji 2023 wymaga do prawidłowej pracy Windows 10 lub Windows 11. O tym wymaganiu informowaliśmy już w lutym tego roku. Zmiana podyktowana jest względami bezpieczeństwa. Próba instalacji systemu w tej wersji na Windows 7, 8 lub 8.1 zakończy się komunikatem o nie wspieranej wersji Windows. Więcej można przeczytać tutaj.

Wsparcie Parallels Desktop dla Mac OS, wersje M1 i M2

Dzięki zmianom związanym z minimalną wersją Windows, system KOFIOS spełnia wymagania pracy w ramach środowiska Parallels Desktop dla komputerów Apple z procesorami M1 i M2. Firma Microsoft oficjalnie wspiera oprogramowanie Parallels Desktop wraz z systemem Windows 11 Pro.

Rejestracja aplikacji

Zrezygnowaliśmy z ręcznego wprowadzania adresu serwera. Aktualnie, po zainstalowaniu systemu KOFIOS i jego pierwszym uruchomieniu, użytkownik proszony jest o podanie firmowego adresu email. Jeżeli adres email jest znany systemowi KOFIOS, to użytkownik otrzyma na wiadomość z kodem weryfikacji. Po jego wprowadzeniu do aplikacji, nastąpi automatyczne podłączenie do właściwego serwera i aktywacja aplikacji.

Otrzymany kod należy wpisać w kroku 2 (poniżej przykładowy kod otrzymany w wiadomości email)

Nowy tryb logowania, poprzez rejestrację urządzenia

Po prawidłowym zarejestrowaniu aplikacji, użytkownik ma do wyboru jeden z dwóch trybów logowania, tj.:

• rejestracja urządzenia (zalecane)
• logowanie nazwą użytkownika i hasłem

W trybie zarejestrowanego urządzenia aplikacja nigdy nie pyta o nazwę użytkownika oraz hasło.

Budżety

Kolorowe elementy budżetu

Poszczególne elementy budżetu możemy kolorować. Pozwala to np. oznaczać kolorem etapy lub elementy na które szczególnie mamy zwrócić uwagę. Kolor jest widoczny dla wszystkich użytkowników systemu.

Funkcjonalność dostępna jest również w:

• elementy kosztorysu
• zakres umowy, zlecenia
• zakres protokołu

Układy budżetu

Pole formuła dla kolumn wyliczanych otrzymała nowe, automatyczne rozwinięcia daty, tj.:

• [PM] - poprzedni miesiąc
• [NM] - następny miesiąc
• [PQ] - poprzedni kwartał
• [NQ] - następny kwartał

Dzięki nim możemy budować miary wyliczeniowe, które liczą np. różnicę pomiędzy bieżącym miesiącem, a poprzednim

Obieg dokumentów, nowe funkcjonalności

Dynamiczne pola wyświetlane na liście dokumentów

Od teraz, każde zdefiniowane pole dokumentu, np. ilość litrów paliwa, planowana data zapłaty itp. dostępne jest jako kolumna na liście dokumentów.

Funkcjonalność biała księga przy wprowadzaniu dokumentu

Podczas tworzenia nowego dokumentu, np. faktury i wprowadzaniu nr rachunku bankowe, możemy od razu skorzystać z białej księgo podatników VAT. Pozwala to automatycznie pobrać rachunki bankowe kontrahenta

Lista kont bankowych

Automatyczne rozpoznanie nazwy banku na podstawie nr rachunku bankowego

Wprowadzanie dokumentu od wartości brutto

Od teraz możemy faktury wprowadzać znając tylko wartość brutto oraz stawkę VAT. System sam wyliczy kwotę netto oraz kwotę VAT. (w celu policzenia wartości do brutto, kwota netto i vat muszą być zero, a następnie wprowadzamy brutto).

Dokumenty walutowe

W przypadku wybrania innej waluty niż PLN system pozwala wprowadzić kurs przeliczenia na PLN. Dokument obciąża budżet w kwocie równej wartość netto dokumentu x kurs z dokumentu.

Informacje o koncie bankowym, w zadaniu akceptacji

Dla dokumentów z ustawionym rachunkiem bankowym oraz / lub wprowadzonym innym odbiorcą płatności, informacje o odbiorcy płatności oraz rachunku bankowym wprost w zadaniu akceptacji

Miniatury załączników

Zakładka załączniki pokazuje miniaturę dokumentu dla każdego dodanego załącznika. Miniatura jest wyświetlana dla typów: dokumenty Word, Excel, PDF, obrazy ora z pliki tekstowe

Zmiana nazwy pola Płatnik

Zmieniliśmy nazwę pola Płatnik na Odbiorca płatności (podmiot na rzec którego wykonujemy płatność za dany dokument)

Akceptacje dokumentów

Moje akceptacje

Dla zadań starszych niż 7 dni automatycznie jest wyświetlana ikona wykrzyknika

Schematy akceptacji

System obsługuje nowe typy adresatów zadań, tj. przez kogo będzie realizowane dane zadanie.

Aktualnie mamy do wyboru:

Dodatkowe dane audytowe

W celach audytowych system zapisuje dodatkowo dane użytkownika, który:

• eksportuje dany dokument do systemu FK
• eksportuje dany dokument do paczki płatności
• akceptuje dany arkusz wynagrodzeń

Ww. dane są dostępne na obecną chwilę tylko poprzez zgłoszenie na pomoc@kofios.pl

Dokumenty pracownicze

Załączniki

W detalach dokumentów pracowniczych, takich jak delegacje oraz wnioski urlopowe możemy zbierać dowolne załączniki (podobnie jak to ma miejsce w dokumentach typu faktury, pisma, umowy itp)

Wiadomości

Usprawniliśmy wysyłanie nowej wiadomości z listy wiadomości. Aktualnie nie pojawiają się przyciski zapisz i cofnij, w zamian jest przycisk WYŚLIJ WIADOMOŚĆ. Poprawiona została również funkcjonalność odpowiadania na wiadomość wprost z listy wiadomości

Konfiguracja

Edytor słowników

Pole szukaj umożliwiające szybkie wyszukanie słownika po nazwie

Edytor uprawnień

Usprawniliśmy sposób nadawania uprawnień. Od teraz:

• włączając Administracja włączamy od razu dany moduł wraz z edycją
• włączając Edycja włączamy od razu dany moduł
• dodaliśmy odrębne uprawnienia do drukowania i eksportowania danych z list w systemie

Dzięki powyższym zmianom szybciej możemy zbudować nową rolę uprawnień

Identyfikacja firmy

W przypadku dostępu do wielu firm, możemy dla każdej z firm ustawić kolor nagłówka okna. Ustawienie dotyczy wszystkich użytkowników systemu. Dzięki temu możemy ułatwić identyfikację w ramach której firmy aktualnie pracujemy.

Wygląd aplikacji

Idąc z duchem czasu zmieniliśmy domyślny wygląd aplikacji, tak aby zasady kolorowania były zbieżne z systemem operacyjnym Microsoft Windows. Użytkownicy, którzy wolą poprzednie, pełniejsze kolorowanie zakładek lub pełne obramowania pól edycyjnych mogą zmienić wygląd na ekranie Ustawienia -> Wygląd

Należy zmienić ustawienia Styl zakładek oraz Styl formularzy

Zmiana ikony

Jeżeli korzystamy z więcej niż jednej organizacji / serwera systemu KOFIOS i mamy na naszym pulpicie ikony do obu serwerów to możemy zmienić ikonę dla poszczególnych skrótów, tak aby łatwiej identyfikować do której organizacji logujemy się w danym momencie.