Zarządzanie budżetem w trakcie realizacji

 W tym artykule opisaliśmy:

1. Wprowadzanie danych do budżetu- miary
2. Zamrożenie budżetu
3. korekta budżetu – zwiększenie / zmniejszenie
4. korekta struktury budżetu
5. mechanizm umów w budżecie

Wprowadzenie danych do budżetu- miary

kwoty do budżetu wprowadzamy poprzez kolumnę edycyjną tzw. miarę. Miarę musimy dodać poprzez użycie funkcji dodaj miarę

Miara zawiera:

• Kod miary- np. 01.2021
• Nazwa miary- styczeń 2021
• Opis- nie jest wymagany
• Kategoria – umożliwia rozróżnienie między sobą miar. Np. UMOWY- pogrupuje zapisy dotyczące operacji związanych z planem powiązanych z umowami

• Miara zawiera koszty wartości z tej kolumny przenoszą się do kolumny związanej z planowanymi kosztami
• Miara zawiera przychody wartości z tej kolumny przenoszą się do planu przychodów
• Miara zawiera plan dotyczy planów
• Miara zawiera realizację dotyczy np. podziału realizacji wg określonych przez miary parametrów (patrz poniżej: miary w realizacji)

Uwaga: Dwie miary bez kategorii lub o tej samej kategorii, będą się sumowały do w kolumnie stałej. Przykład: miara 1 i miara 2 pokazują te same wartości, które sumują się do kolumny BUDŻET AKTUALNY

Jeżeli jedna z tych miar będzie miała inną kategorię:

To już nie będą pokazywały tych samych wartości, ponieważ kolumna z kategorią UMOWY wyodrębnia wszystkie operacje związane z umowami a kategoria MIARA 1 wprowadzone do budżetu pierwotnego dane.

Miara 1 + miara 2= budżet aktualny

Zamrożenie budżetu

Kwoty wprowadzone do kolumny DANE przenoszą się do kolumny BUDŻET AKTUALNY.

Kolumna BUDŻET ZAMROŻONY jest pusta.

Tylko operacja zamroź budżet przenosi kwoty do kolumny BUDŻET AKTUALNY.

Dopóki nie wprowadzimy zmian, nie zaakceptujemy umowy BUDŻET ZAMROŻONY = BUDŻET AKTUALNY. Od tej pory wszystkie korekty będą przenoszone do kolumny budżet aktualny.

Ponieważ KOLUMNA BUDŻET ZAMROŻONY nie podlega zmianom, wartości z miar sumują się do BUDŻET AKTULANY

korekta między poszczególnymi liniami budżetu

Aby zmienić wartości między poszczególnymi liniami budżetu, grupami, wprowadzamy miarę KOREKTA o kategorii np. INNE KOSZTY i wprowadzamy zmiany.

Jeżeli chcemy zmniejszyć wartości, kwoty wprowadzamy wartość z minusem, jeżeli zwiększyć wartość z plusem. W linii RAZEM będziemy wiedzieli o ile korekta zmniejsza lub zwiększa, lub pozostawia na niezmienionym poziomie BUDŻET

Przykład:

Na aktualny budżet składają się następujące dane:

1. dane wprowadzone na etapie tworzenia budżetu
2. dane z korekt
3. dane z umów

BUDZET ZAMROŻONY NIE ZMIENIŁ SIĘ

BUDŻET AKTUALNY został skorygowany o wprowadzone zmiany.

Budżet zamrożony  2 550 000

Korekty                       +40 000

Umowy                                      

Budżet aktualny      2 590 000

Po wprowadzeniu danych miary mogą zostać usunięte. Kwota w BUDŻECIE AKTUALNYM pozostanie niezmieniona. Aby dokonać kolejnych korekt odtwarzamy miarę i wprowadzamy  zmiany  zmian. Po odświeżeniu dane w kolumnie BUDŻET AKTUALNY ulegną zmianie.

korekta budżetu – zwiększenie / zmniejszenie

Jeżeli w wyniku korekt zwiększyliśmy wartość budżetu to kolumna BUDŻET AKTUALNY będzie większy od kolumny BUDŻET ZAMROŻONY.

zmiany w strukturze / drzewku budżetu

Tworzenie grupy

Jeżeli chcemy aby wiersz GRUPA była sumą PODGRUPY 1 i PODGRUPY 2 należy linię PODGRUPA 1            i PODGRUPA 2 przesunąć do grupy.

Należy wybrany wiersz przesunąć łapiąc myszką i przesunąć do wybranej linii.

Po prawidłowo wykonanej operacji utworzyła się grupa

Jeżeli chcemy cofnąć operację, lub niewłaściwie przesunęliśmy linię budżetu, należy przesunąć         wybrany wiersz do poziomu głównej linii.

Po prawidłowo wykonanej operacji wiersz wróci na poprzedni poziom, nie będzie już elementem   grupy.

mechanizm umów w budżecie

Akceptacja merytoryczna umowy obciąża wskazaną podczas akceptację linię budżetu. Jednocześnie automatycznie system tworzy dodatkową linię budżetu z umową.

UWAGA: Jeżeli wartość akceptowana jest większa niż wartość obciążanej linii budżetu, to kwota budżetu aktualnego zostanie powiększona o różnicę.