Proces akceptacji faktury

Obieg faktury rozpoczynamy klikając przycisk "wyślij do akceptacji":

Przy fakturze pojawi się żółte oznaczenie, które symbolizuje status "w akceptacji":

1. Przykładowe rodzaje zadań akceptacji w systemie to: akceptacja merytoryczna, akceptacja formalna, akceptacja rachunkowa.

1. Akceptacja merytoryczna - Polega na sprawdzeniu czy wszystkie dane przedstawione na fakturze są zgodne z rzeczywistością, np. czy poniesiony koszt mieści się w ramach ustalonego budżetu. Tworzy także zapis w realizacji.

Aby na tym etapie zaakceptować fakturę, przechodzimy do zakładki "moje akceptacje", w której znajdują się wszystkie aktualne zadania akceptacji przypisane do określonego użytkownika.:

Klikając dwukrotnie na fakturę przechodzimy do okna akceptacji, w której mamy podgląd na szczegóły zadania. W tym miejscu akceptujemy całą kwotę lub jej część a także wybieramy element budżetu oraz kategorię:


2. Akceptacja formalna - Polega na sprawdzeniu czy faktura zawiera kompletne dane a także czy została poddana wcześniej akceptacji merytorycznej w prawidłowy sposób, tj. czy kontroli dokonała osoba do tego upoważniona, czy faktura została wystawiona we właściwy sposób, czy wynik akceptacji merytorycznej pozwala na właściwe ujęcie w księgach rachunkowych:

3. Akceptacja rachunkowa - Polega na sprawdzeniu przez osobę zajmującą się księgowością czy faktura nie posiada błędów rachunkowych. Nieprawidłowości rachunkowe powinny być korygowane w sposób określony dla poprawiania błędów w dowodach księgowych. Pozwala na korygowanie wartości, zmiany stawek VAT itd. :

Po przejściu wszystkich etapów akceptacji faktury, zmieni się kolor oznaczenia faktury z żółtego na zielony:

Przykładowe warianty akceptacji/odrzuceń:

1. Faktura, która została w pełni zaakceptowana:

2. Faktura, która została zaakceptowana w pierwszych dwóch krokach, natomiast na etapie akceptacji rachunkowej została odrzucona z powodu braku zgodności wpisanej kwoty z kwotą widniejącą na fakturze:

3. Faktura, która została początkowo odrzucona z automatycznym przekazaniem do innego budżetu, natomiast później została zaakceptowana:

4. Faktura, która została odrzucona już na etapie akceptacji merytorycznej: