Tworzenie i obieg protokołów
Zakładka „Protokoły” znajduje się w module Umowy i pozwala na tworzenie oraz edycję protokołów, prowadzenie ich rejestru, a także tworzenie ścieżek i wynikających z nich zadań akceptacji.
Na liście protokołów widoczne są wszystkie zarejestrowane w firmie protokoły oraz ich status oznaczony kolorem (po lewej stronie):
Brak koloru – oznacza, że protokół został przygotowany, natomiast nie został jeszcze wysłany do dalszego procesowania
Żółty – oznacza, że protokół został przygotowany a następnie wysłany do dalszego procesowania
Czerwony – oznacza, że protokół został odrzucony i wrócił na listę do osoby rejestrującej z powodu błędów
Zielony – oznacza, że protokół przeszedł cały proces akceptacji
Jeżeli protokół nie został wysłany do akceptacji, zadanie nie zostanie utworzone. W takim wypadku protokół nie będzie procesowany.
Za pomocą panelu przycisków, znajdującego się po prawej stronie można wykonać następujące działania:
Odświeżyć listę
Dodać nowy protokół
Edytować obecnie istniejące protokoły
Usunąć protokół
Podejrzeć obraz protokołu
Wydrukować protokół
Skopiować dane do schowka
Zobaczyć informacje dot. utworzenia i modyfikacji protokołu
Tworzenie nowego protokołu
Z panelu przycisków wybieramy opcję „Dodaj”.
Po kliknięciu „Dodaj” wypełniamy zakładkę „Ogólne”. Wpisujemy kolejno wszystkie informacje.
Pola oznaczone czerwoną ramką są obowiązkowe. Niewypełnienie ich uniemożliwi zapisanie oraz dodanie protokołu.
W polu „Do umowy / zlecenia” należy wskazać umowę lub zlecenie, z którego pochodzi protokół – w tym celu korzystamy z przycisku „wskaż umowę”:
Po wyborze umowy pole „Kontrahent” zostanie uzupełnione automatycznie na podstawie danych wskazanej umowy lub zlecenia.
Po dodaniu nowego protokołu pojawią się kolejne zakładki:
Ogólne – wprowadzone wcześniej dane protokołu
Zakres protokołu – zakres czynności wynikających z protokołu
Obraz protokołu – podgląd skanu protokołu
Załączniki – dodatkowe dokumenty do protokołu
Notatki – lista notatek związanych z protokołem
Akceptacje – podgląd aktualnego statusu protokołu
Podwykonawca – podgląd informacji o podwykonawcy powiązanym z tworzonym protokołem
Informacje – przestawia dane takie jak: datę oraz osobę tworzącą/ ostatnio edytującą dany dokument
Zakres protokołu
Zakres protokołu to zakładka pozwalająca na tworzenie oraz edycję elementów objętych protokołem.
Po dodaniu nowego protokołu w tej zakładce domyślnie wyświetlane są kolumny zgodne z konfiguracją systemu.
Dodajemy zakres protokołu klikając ikonę „+” z panelu przycisków.
Lub pobieramy zakres bezpośrednio z powiązanej umowy, korzystając z przycisku „Utwórz zakres na podstawie umowy i poprzednich okresów”.
Aby skorzystać z tej funkcji, umowa lub zlecenie, z którym powiązany jest protokół, musi mieć wcześniej uzupełniony zakres.
W celu pobrania zakresu z umowy:
- Upewniamy się, że protokół jest poprawnie powiązany z właściwą umową lub zleceniem.
- Przechodzimy do zakładki „Zakres protokołu”.
- Wybieramy przycisk „Utwórz zakres na podstawie umowy i poprzednich okresów”.
System zapyta czy przygotować zakres protokołu na podstawie umowy i poprzednich okresów:
Po zatwierdzeniu powyższego komunikatu zostanie utworzony zakres protokołu na podstawie danych z umowy oraz wcześniejszych okresów:
Utworzony w ten sposób zakres można następnie edytować ręcznie.
Edycji podlega w szczególności kolumna „Wartość wykonana w okr. rozl.”, w której należy wskazać wartość faktycznie wykonaną i rozliczaną w danym okresie w ramach danego protokołu, zgodnie z zapisami powiązanej umowy:
Po akceptacji protokołu dane wynikające z zakresu zostaną automatycznie przeniesione do zakładki „Ogólne” protokołu.
Ważne: pola „Umowa netto”, „Umowa VAT” oraz „Umowa brutto”, widoczne w prawej kolumnie zakładki „Ogólne” protokołu, zostaną uzupełnione dopiero w momencie, gdy powiązana umowa będzie posiadała status PODPISANA.
Akceptacje
Zakładka „Akceptacje” umożliwia podgląd aktualnego statusu protokołu oraz informacji o etapie obiegu dokumentu.
Podwykonawca
Zakładka „Podwykonawca” umożliwia podgląd informacji o podwykonawcy powiązanym z naszym dokumentem.
Tworzenie protokołów bezpośrednio w detalach Umowy
Tworzenie protokołów jest również możliwe bezpośrednio z poziomu szczegółów Umowy / Zlecenia.
W tym celu należy przejść do detali wybranej Umowy / Zlecenia, do zakładki „Protokoły” a następnie skorzystać z dostępnej opcji dodania nowego protokołu.
Protokół utworzony w ten sposób zostaje automatycznie powiązany z wybraną Umową / Zleceniem, a dane takie jak Kontrahent oraz inne informacje wynikające z umowy zostają uzupełnione automatycznie.
Dalszy proces tworzenia, uzupełniania zakresu oraz akceptacji protokołu przebiega analogicznie jak w przypadku protokołów tworzonych z poziomu listy protokołów.
