Aktualizacja 2026.1.3

Bezpieczeństwo

W ostatnim czasie coraz częściej słyszymy o włamaniach do systemów informatycznych i związanych z nimi zagrożeniach dla danych. Bezpieczeństwo informacji jest jedną z fundamentalnych zasad, którymi kierujemy się podczas tworzenia i rozwoju systemu Kofios.

Wraz z najnowszą aktualizacją wprowadzamy kolejne rozwiązania zwiększające bezpieczeństwo i odporność systemu:

• codzienny backup bazy danych – przechowujemy kopie zapasowe z każdego dnia, sięgające 90 dni wstecz,
• szyfrowanie kopii zapasowych – wszystkie dane znajdujące się w backupach są szyfrowane, aby uniemożliwić dostęp do nich osobom nieuprawnionym,
• automatyczna replikacja danych – dane systemu są automatycznie kopiowane pomiędzy trzema geograficznie niezależnymi lokalizacjami: dwiema w Małopolsce,  jedną w Niemczech, dodatkowo istotne dane konfiguracyjne trzymamy w kolejnej lokalizacji Wielkopolska,
• zaostrzenie wymagań dotyczących haseł – do końca roku wprowadzimy bardziej rygorystyczne zasady dotyczące haseł dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła,
• bezpieczne logowanie z wykorzystaniem zarejestrowanego urządzenia – dla użytkowników korzystających z rekomendowanej przez nas metody logowania, opartej na zarejestrowanym urządzeniu, zapewniamy dodatkowy poziom ochrony dostępu do systemu.

Bezpieczeństwo danych traktujemy jako proces ciągły. Dlatego stale rozwijamy mechanizmy ochrony, kopii zapasowych i kontroli dostępu, aby zapewnić bezpieczeństwo danych naszych klientów oraz ciągłość działania systemu Kofios.

Asystent sztucznej inteligencji NIO 

Rozwijamy mechanizm asystenta sztucznej inteligencji. Już dziś asystent 

• wykonuje ocr dokumentów
• skraca nazwy nowo dodawanych kontrahentów
• dla JDG atomizuje nazwy CEIDG z podziałem na imię i nazwisko właściciela
• proponuje element budżetu w zadaniach akceptacji merytorycznej. 
• proponuje najlepiej pasującą kategorie kosztową w zadaniu akceptacji merytorycznej

Szczególną uwagę zwracamy na zakres danych, który przekazujemy do modelu AI, tj. minimalną  ilość danych, która pozwala uzyskać wynik z równoczesnych zachowaniem bezpieczeństwa i poufności danych.

KSeF

Bazując na kilkumiesięcznych doświadczenia importu danych z KSeF, rozbudowaliśmy mechanizm o

• automatyczne rozliczanie proform oraz zaliczek
• automatyczne przypisanie protokołu odbioru do faktury, jeśli zgadzają się wartości netto, a kontrahent nie ma w danym czasie więcej niż jednego zaakceptowane protokołu, nie połączonego z fakturą
• automatyczne przypisanie umowy, jeśli w uwagach lub adnotacja faktury znajduje się numer umowy
• automatyczne przypisanie budżetu do faktury, jeśli w uwagach lub adnotacjach faktury znajduje się kod lub nazwa budżetu

Rozszerzyliśmy system o możliwość importu faktur sprzedaży z KSeF wraz z tworzeniem wizualizacji faktury sprzedaży oraz możliwością przypisania do wielu budżetów.

Automatyczne zawężanie wyników do jednego roku

W celu przyśpieszenia działania systemu, w wybranych miejscach systemu, jeśli w polu szukaj zostanie wprowadzona wartość która zawiera rok (np. 2026, 2025, /26) oraz użytkownik wybierze opcję WSZYSTKIE, to system automatycznie zawęzi wyniki do jednego roku danych.

Najczęstszym przypadkiem szukania wszystkie jest wedle naszych statystyk chęć znalezienia dokumentu o danym numerze. Ww. mechanizm znacząco przyśpiesza znalezienie pojedynczych dokumentów w opisanym scenariuszu użycia.

Automatyczne ustawianie zadania / elementu budżetu

System podczas akceptacji merytorycznej, w wybranych przypadkach, automatycznie ustawia el. budżetu.

Akceptacja protokołu

Jesli akceptujemy protokół, a wcześniej umowa, której dotyczy została zaakceptowana merytorycznie, to linia budżetowa reprezentująca umowę zostanie podpowiedziana automatycznie

Tak wybranego elementu budżetu nie można zmienić. 

Akceptacja faktury kosztowej do protokołu

Po wskazaniu protokołu którego dotyczy faktura, jeśli protokół lub umowa były zaakceptowane merytorycznie, to linia budżetu reprezentująca protokół / umowę zostanie podpowiedziana automatycznie

Na podstawie historii akceptacji

Jeśli dokumenty od danego kontrahenta w ramach wybranego budżetu akceptujemy regularnie w tę samą kategorię oraz ten sam el. budżetu, to system na podstawie historii zaproponuje sam el. budżetu oraz kategorię. Domyślnie mechanizm zaczyna działać od 3 identycznych akceptacji. Parametr ten może zostać zmieniony w procesie mikro wdrożenia u danego Klienta.

Propozycja asystenta ai NIO

Jeśli żaden z wyżej opisanych scenariuszy nie wystąpi, to el. budżetu oraz kategorią mogą zostać podpowiedziane przez naszego asystenta sztucznej inteligencji NIO.

Wiadomości do dokumentu

Dodaliśmy zakładkę Wiadomości wprost w detalach dokumentu, np. faktury (dostęp wymaga konfiguracji i włączenia uprawnień).

Zakładka pozwala wysyłać wiadomości do innych użytkowników poza procesem akceptacji.

Moduł ankiet

Dodaliśmy możliwość wyświetlenia i zbierania ankiet. Moduł jest centralne zarządzany przez Centrum pomocy Kofio.pl. 

W ramach modułu chcemy zbierać informację zwrotną od użytkowników systemu, np. o tym co powinniśmy usprawnić w systemie. 

Każdy z naszych Klientów może nam zlecić przygotowanie dedykowanej ankiety dla swoich pracowników. Ankieta może być przypisana do wszystkich lub do grupy użytkowników. Same ankiety definiujemy w sprawdzonym narzędziu jakim jest https://forms.cloud.microsoft/

Odpowiedzi są zbierane anonimowo, a sam system Kofios wie tylko kto wypełnił lub nie wypełnił ankiety.

Domyślne ikony

Dodaliśmy domyślne ikony do menu głównego aplikacji. Jeśli jakiś moduł lub menu w module nie ma swojej dedykowanej ikony, to aplikacja wyświetla ikonę w formie pierwszej litery z nazwy danego modułu lub menu

Poprawki i usprawnienia

Wersja zawiera zestaw poprawek i usprawnień, które wynikają ze zgłoszeń serwisowych lub indywidualnie zamówionych zmian, są to m.in.

1. Możliwość utworzenia archiwum dla narzędzia, flota, sprzęt IT
2. Poprawiono zmianę statusu dokumentu przy pobieraniu dokumentu z Optima dla wybranych kategorii
3. Tworzenie wiadomości systemowej i wysłanie do autora zadania, jeśli zadanie zostało zrealizowane
4. Blokada przed dwukrotnym uruchomieniem w tym samym czasie zadania importu FK z Optima
5. Poprawne zapisanie dokumentu RW bez konieczności edycji elementów dokumentu
6. Zgłoszenia: 8422, 8585, 8600, 8629, 8679, 8710, 8745